1.1. Учредительные (правоустанавливающие) документы:
- устав архива, музея, библиотеки, научной организации, положение о структурном подразделении администрации муниципального образования, выполняющем функции муниципального архива;
- положения о структурных подразделениях архива;
- должностные инструкции (должностные регламенты) сотрудников, направления работы которых подлежат проверке.
1.2. Организационно-распорядительные документы:
- приказы директора архива, постановления (распоряжения) органов местного самоуправления муниципального образования, относящиеся к основной деятельности архива;
- штатное расписание;
- положение о справочно-информационном фонде (СИФ), научно-справочной библиотеке (НСБ) архива;
- положение о дирекции и комиссиях архива (экспертной и др.);
- протоколы заседаний и решения дирекции, комиссий;
- инструкция по делопроизводству;
- номенклатура дел;
- инструкции о порядке работы архива при чрезвычайных ситуациях;
- инструкция об охранном режиме архива;
- инструкция о пропускном и внутриобъектовом режиме;
- инструкция о мерах пожарной безопасности;
- журнал регистрации ключей;
- договоры с охранными организациями, акты, предписания органов надзора за охранным и пожарным режимами;
- планы эвакуации людей и документов.
1.3. Планово-отчетные документы:
- планово-отчетная документация;
- основные направления развития архивного дела и отчеты об их исполнении за проверяемый период;
- акты и справки по итогам предыдущей проверки.
1.4. Документы государственного учета:
- схема и порядок учета документов;
- паспорт архива с пояснительной запиской;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
- книга учета поступлений документов;
- список фондов;
- листы фондов;
- листы и карточки фондов;
- листы учета аудиовизуальных документов;
- дела фондов;
- реестр описей;
- описи дел;
- паспорта архивохранилищ;
- листы учета и описания уникальных документов;
- список фондов, содержащих особо ценные дела;
- описи (номерники) особо ценных дел;
- реестр описей особо ценных дел;
- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
- описи страхового фонда;
- листы-заверители;
- вспомогательные учетные документы, включенные в схему учета архива.
- базы данных.
1.5. Документы по обеспечению сохранности дел и фондов:
- схемы размещения документов в архивохранилище;
- карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;
- карты-заместители;
- карточки учета документов с повреждениями носителя, текста;
- книги учета выдачи архивных дел, копий фонда пользования из архивохранилищ;
- книга учета выдачи документов во временное пользование;
- акты и листы проверки наличия и состояния архивных документов;
- карточки учета необнаруженных дел;
- карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов;
- журналы учета температурно-влажностного режима.
1.6. Документы по работе с организациями – источниками комплектования:
- список организаций – источников комплектования архива;
- список граждан – источников комплектования архива;
- наблюдательные дела организаций – источников комплектования архива;
- планы-графики приема документов на постоянное хранение, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного хранения; согласование номенклатур дел, положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству;
- карточки учета работы с организациями;
- договоры о сотрудничестве с организациями – источниками комплектования и гражданами.
1.7. Документы по использованию архивных документов:
- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;
- заявления граждан и организаций о получении архивной справки, вторые экземпляры архивных справок;
- порядок работы читального зала архива;
- личные дела пользователей читального зала;
- журнал учета посетителей и тематики исследований;
- тематико-экспозиционные планы выставок;
- тексты лекций, экскурсий, школьных уроков, опубликованных статей, в том числе в сети Интернет;
- картотека / журнал учета форм использования.
